צעדים ראשונים

צעדים ראשונים


השלב הראשון בהפקת האירוע הוא קריטי, שכן לוקח זמן להכיר את השוק. אם לא תתכוננו אליו בצורה טובה, אתם יכולים למצוא את עצמיכם תקועים עם חוזים מפלצתיים, ספקים שאינם מתאימים לכם, ונזק כלכלי.
לכן, חשוב להקפיד על הכללים הבאים:

תיאום ציפיות
לאחר שנמצאים ברשותכם כמות מוזמנים משוערת ותקציב לאירוע, אפשר להתחיל לחלום! ערכו תיאום ציפיות ביניכם וכתבו מה חשוב לכם שיהיה באירוע ומה חשוב פחות. על מה אפשר להתפשר ועל מה לא. פוסט חמש השאלות יעזור לכם לערוך תיאום ציפיות נכון ויעיל. 

ניהול משא ומתן
 בעת ניהול המשא ומתן עם הספקים, עליכם להתייחס, מעבר לנושא הכספי, גם לחבילת השירותים שתקבלו מהספק וגם לאיכות השירות. בידקו שאתם מרוצים מהמחיר ובחנו את סל השירותים שמוצע לכם בתמורה למחיר. אפשר להתמקח, אבל חשוב לעשות זאת בצורה מכובדת ומכבדת. ספק שמרגיש נוח עם המחיר ישדרג, יהיה אדיב יותר, נעים יותר וילך לקראתכם. הציגו בפני הספקים את השיקולים שלכם והתקציב. תופתעו לגלות שיש לא מעט ספקים שילכו לקראתכם, יצ'פרו ויתנו הנחות. כל מה שצריך לפעמים זה רק לבקש.

לרשום
כשרואים לא מעט ספקים דברים שנאמרו יכולים להשכח. ולכן, כבר במהלך הפגישות הראשונות חשוב לרשום הכל! הראו לספקים את שרשמתם ודאגו שאלו יופיעו בחוזה הראשי. כשחותמים על החוזה הראשי, יש להכניס אליו את כל ההערות והסיכומים, או על גבי החוזה או בדף מצורף חתום על ידי שני הצדדים.

חוזים
אל תחתמו על כלום לפני שאתם לוקחים את החוזים של הספקים השונים הביתה וקוראים אותם היטב, כולל האותיות הקטנות. שימו לב שהחוזה מתייחס לכל הגורמים: רשיון עסק, בטחון ובטיחות, הסדרי ותנאי תשלום, תנאי ביטול, שעות עבודה של הספק באירוע וכדומה. בעת החתימה על החוזים, כדאי להביא מישהו שמבין קצת יותר ממכם בנושא. 

חוזים מול ספקים קטנים
הסכומים שתשלמו לספקים הקטנים הם "זניחים" לעומת הסכומים שתשלמו לספקים הגדולים, ועדיין אסור להקל ראש כחותמים על החוזה מולם. אל תתנו מקדמות ללא אישור וחתימה על חוזה, כשכל התנאים ברורים, מתאימים ומקובלים על שני הצדדים. 

חתימה על החוזים
שימו לב ששני הצדדים (הספק ואתם) חתומים על ההסכם. כשהחוזה נחתם ונשלח בדואר ו/או באימייל, התעקשו לקבל את החוזה בחזרה עם חתימת הספק. בעת שליחת החוזה, ציינו על גבי החוזה שהוא תקף רק בתנאי ששני הצדדים חתומים.

לחץ
אל תתנו לספקים להלחיץ אתכם. הגיעו לפגישות עם ראש פתוח ולא מקובעים לגבי שום דבר (וגם אם כן, אל תראו זאת). הספקים רוצים לסגור אירוע ולכן הם ישכנעו אתכם בכל מיני דרכים, כולל לחץ בכדי שתסגרו מהר. כשחותמים על חוזה בתנאי לחץ המפסידים העיקריים זה אתם. בנוסף, כשמגיעים הביתה והדברים שוקעים, וחושבים על זה עוד קצת, פתאום דברים נראים אחרת...

מבולבלים? מרגישים אבודים? תמיד ניתן להעזר במקצוענית, מפיקת החתונות שלנו ! 

כתבות קשורות